L'AVANTAGE LIÉ À L'UTILISATION D'UNE AUTOMOBILE
Par : Josée Jeffrey
En règle générale, lorsqu'un employeur, ou une personne qui lui est liée, met une automobile à la disposition de son employé, ou d'une personne qui lui est liée, cet employé bénéficie d'un avantage imposable dont la valeur doit être incluse dans le calcul de son revenu. Dans la présente chronique, nous allons élaborer les principales conséquences fiscales à l'égard du calcul de ces avantages.
DEUX AVANTAGES IMPOSABLES À CALCULER
En tant qu'employeur, vous êtes tenu de calculer un avantage imposable à l'employé pour droit d'usage et un montant lié aux frais de fonctionnement. Ces deux avantages seront inclus sur les feuillets T4 et relevés 1 de vos employés et seront calculés en fonction du taux d'utilisation à usage personnel.
1) Avantage relatif au droit d'usage
Selon que l'automobile soit achetée ou louée par l'entreprise, le calcul du droit d'usage se fera différemment.
Si votre employé utilise l'automobile principalement pour les déplacements requis dans le cadre de son emploi (plus de 50 %) et que son utilisation personnelle est inférieure à 1 667 kilomètres par mois, son avantage imposable pour le droit d'usage pourra être réduit et ce, que l'automobile soit achetée ou louée par l'entreprise.
Automobile acheté : 2% du coût initial (incluant TPS et TVQ) X pour chaque mois où l'automobile est mise à la disposition de l'employé
Automobile louée : 2/3 X les frais de location annuels (incluant TPS et TVQ)
De plus, lorsqu'un paiement forfaitaire est effectué au début du bail, par exemple pour réduire les versements mensuels subséquents, il augmente les frais de location aux fins de l'avantage imposable d'un employé. Dans de tels cas, l'Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec permettent toutefois de répartir ce paiement également sur toute la durée de location ce qui a pour effet de ne pas pénaliser indûment l'employé dans l'année initiale du contrat.
Cet avantage est réduit par tout remboursement fait par l'employé à l'employeur durant l'année ou dans les 45 jours suivant la fin de l'année pour l'usage de l'automobile.
USAGE PERSONNEL
Le déplacement de votre résidence et le lieu de travail habituel est considéré comme un usage personnel. Par contre, le déplacement entre le domicile et un endroit autre que l'établissement commercial habituel de l'entreprise ainsi que le retour au domicile à partir de cet endroit ne constituent pas un usage personnel.
2) L'avantage lié aux frais de fonctionnement
Si, en tant qu'employeur, vous assumez en totalité ou en partie les frais d'assurance, d'immatriculation, l'essence, les réparations et l'entretien de l'automobile mise à la disposition d'un employé, vous aurez à calculer un avantage imposable pour l'usage personnel fait par cet employé. Cet avantage peut être déterminé de deux façons. Si l'employé remplit les conditions, il pourra choisir selon la méthode la plus avantageuse.
- Si l'automobile est utilisée pour plus de 50 % pour affaires, l'employé peut bénéficier d'une réduction de l'avantage qui représente 50 % du droit d'usage. L'employé devra aviser son employeur par écrit avant la fin de l'année, s'il choisit cette méthode.
- L'avantage est calculé selon un taux fixe de 0,22 $ par kilomètre (taux de 2007) parcouru à des fins personnelles. Toutefois, si l'employeur n'assume aucun frais de fonctionnement pour l'automobile fournie à l'employé, aucun calcul ne sera nécessaire pour cet avantage. Tous les remboursements faits par l'employé durant l'année ou dans les 45 jours suivant la fin de l'année pour l'usage de l'automobile, viendront réduire l'avantage imposable lié aux frais de fonctionnement.
REGISTRE DE DÉPLACEMENTS
Depuis 2005, Revenu Québec exige que les employés qui utilisent une automobile fournie par leur employeur remplisse un registre qui tiendra compte de tous les déplacements ainsi que leurs détails (date, distance parcourue, nom du client ou de l'entreprise visitée). Les employés devront remettre copie de ce registre à leur employeur, au plus tard le 10e jour suivant la fin de l'année. Tout employé qui ne se conformera pas à cette règle encourra une pénalité de 200 $.
Ce registre n'est pas obligatoire en vertu de la législation fédérale, mais il sera probablement très utile pour vérifier l'exactitude des informations à des fins fédérales.
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