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Faites bien attention à ce que vous écrivez dans les dossiers de vos franchisés!

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Par : Jean H.Gagnon

Faites bien attention à ce que vous écrivez dans les dossiers de vos franchisés!

Tout franchiseur bien organisé se fait un devoir de maintenir des dossiers complets et à jour sur chacun de ses franchisés ainsi que sur ses actionnaires, administrateurs, dirigeants et gestionnaires.

Ces dossiers peuvent souvent comprendre des rapports d'évaluation ou d'inspection ainsi que des copies d'avis, de lettres et de courriels (externes internes), des notes (par exemple, de rencontres et de conversations) et, parfois aussi, des commentaires portant sur le franchisé et ses gestionnaires.

Savez-vous que tout franchisé, de même que ses actionnaires, dirigeants et gestionnaires, ont le droit de consulter tous les renseignements les concernant contenus dans le dossier d'un franchiseur?

En effet, dans le cas de personnes physiques (tel, par exemple, les gestionnaires, dirigeants, administrateurs et actionnaires du franchisé, de même que le franchisé lui-même s'il est une personne physique), le dossier du franchiseur et tous les renseignements y contenus sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, laquelle prévoit notamment le droit de ces personnes de consulter ce dossier et d'en obtenir copie, ainsi qu'un recours à la Commission d'accès à l'information si ce droit n'est pas respecté.

Aussi, cette même loi exige du franchiseur qu'il obtienne le consentement préalable de toute personne physique sur laquelle il entend détenir un dossier contenant des renseignements personnels la concernant.

Qu'en est-il des renseignements détenus sur une personne, telle une société, qui n'est pas une personne physique?

Plusieurs personnes, dont des franchiseurs, croient à tort qu'en raison du fait que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ne protège que les renseignements personnels de personnes physiques, les renseignements détenus dans un dossier portant sur une personne morale (telle une société par actions) ne sont pas protégés par la loi et que, contrairement à une personne physique, une personne morale n'a pas accès au dossier détenu sur elle.

Tout au contraire, les articles 37 à 41 du Code civil du Québec traitent des dossiers et des renseignements détenus concernant toute personne, autant morale (telle une société) que physique.

Ces articles stipulent des droits semblables, à plusieurs égards, à ceux prévus à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, dont l'obligation pour le détenteur du dossier d'obtenir un consentement préalable de toute personne sur laquelle il veut détenir des renseignements ainsi que le droit de cette personne de consulter son dossier et d'en obtenir une copie.

La grande différence entre les personnes physiques et les personnes morales consiste dans le fait que seules les personnes physiques peuvent recourir à la Commission d'accès à l'information alors que, quant à elles, les personnes morales sont tenues de recourir à un tribunal si leurs droits ne sont pas respectés.

Dans le contexte de difficultés et d'un différend potentiel avec un franchisé, il est donc tout à fait possible que le franchisé, ses dirigeants, ses administrateurs, ses actionnaires ou ses gestionnaires (souvent sur les conseils de leurs avocats) exigent de consulter et d'obtenir copie de tout dossier détenu par le franchiseur contenant des renseignements sur eux.

Le franchiseur sera alors légalement tenu de leur transmettre ce dossier, lequel peut parfois contenir des notes, des échanges (souvent des courriels), des remarques, des évaluations ou des commentaires que les dirigeants et représentants du franchiseur ne prévoyaient pas avoir à divulguer et qui peuvent s'avérer compromettants pour lui ou, encore, le mettre quelque peu dans l'eau chaude (par exemple, quant à son appréciation du franchisé ou quant à ses intentions vis-à-vis lui).

Il est donc important pour tout franchiseur, ainsi que pour ses dirigeants et ses représentants, d'être conscients que le contenu de leurs dossiers, de leurs communications (même internes) et de leurs notes portant sur un franchisé, ou sur toute autre personne, peut devoir être éventuellement divulgué à ces personnes.

Une fois qu'une demande de consultation ou de copie lui est adressée, le franchiseur devra s'y conformer et il sera trop tard pour tenter de détruire ou de soustraire certains éléments de son dossier (ce qui constituerait alors une infraction).

Autant il est important pour un franchiseur de tenir à jour des dossiers complets sur ses franchisés, autant le franchiseur doit-il faire bien attention aux renseignements qui y sont colligés.

Je vous invite à me contacter (par courrier électronique à jhgagnon@jeanhgagnon.com ou par téléphone au 514.931.2602) pour toute question ou tout commentaire.

Jean H. Gagnon, Ad.E.
Avocat | Médiateur | Arbitre

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