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Le franchiseur et le contention d'entreprise

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Par : Me Claude J. Pellan

Cet article analyse la pertinence pour un franchiseur d’engager un avocat à l’interne et les avantages et inconvénients qui en découlent, ainsi que les autres options qui sont disponibles à un franchiseur.

La problématique d’un franchiseur d’engager ou non un avocat à l’interne vise à évaluer si un franchiseur peut tirer des avantages financiers ou autres, des services d’un avocat comme employé dans son entreprise.

Différentes raisons amènent un franchiseur à considérer la création d’un nouveau poste d’avocat à l’interne: les coûts élevés des honoraires professionnels, de nombreux litiges, une importante augmentation des besoins en services juridiques, de la nouvelle réglementation dans son industrie, un jugement défavorable, un désir de limiter ses risques d’affaires, etc.

Alors, comment évaluer si le temps ou les circonstances sont propices pour engager un avocat à l’interne ?

En général, les personnes des ressources humaines évaluent l’expérience, les accomplissements, la créativité, la capacité d’adaptation, l’initiative et la personnalité d’un candidat. Par ailleurs, il y a une étape préliminaire à accomplir avant l’évaluation de candidats.

Comme pour la création de tout nouveau poste, il doit exister un besoin. Dans ce contexte, la première étape d’un franchiseur avant d’engager un avocat à l’interne consiste à faire une étude préliminaire de ses besoins en services légaux dans le temps ( passé et futur ), de la structure de l’entreprise, de ses activités, de la culture d’entreprise, de la structure décisionnelle et de l’environnement dans lequel il œuvre.

Les raisons qui mènent un franchiseur à étudier la pertinence d’engager un avocat servent à établir les objectifs, relativement à cet exercice ( ex. avoir un avocat sur place pour réviser et négocier les contrats ou pour consulter, pour diminuer les honoraires professionnels, etc. )

Aux niveaux des besoins en services légaux, le franchiseur analyse le montant qu’il dépense annuellement en honoraires professionnels ( sur une période de deux à trois ans ), le nombre de cadres et d’employés impliqués et le temps qu’ils passent sur des dossiers légaux, les déplacements pour le faire, le nombre de dossiers envoyés à l’externe et, en général, le travail juridique qu’engendre l’entreprise du franchiseur, les types de mandats et les spécialisations utilisés.

Il est important de faire une distinction entre les différents types de dossiers légaux. Il y en a qui sont ponctuels comme une réorganisation corporative ou un litige et d’autres qui reviennent de façon régulière comme la rédaction, révision et négociation de contrats, de concours publicitaires, la révision de pamphlets publicitaires, etc.

Il est rare qu’un franchiseur engage un avocat sur la base de mandats ponctuels. Il concentre plutôt son étude sur les mandats récurrents.

L’étude de la structure d’une compagnie en franchise implique de tracer l’organigramme de l’entreprise et surimposer sur l’organigramme les employés et/ou cadres impliqués avec les avocats à l’externe et évaluer le temps qu’ils dépensent à s’occuper des dossiers légaux.

Il permet aussi d’évaluer quelle est la personne la plus apte à être la supérieure de l’avocat.

Les activités et les partenaires d’affaires de l’entreprise du franchiseur peuvent déterminer l’expérience et/ou les connaissances que l’avocat devrait avoir pour combler les besoins en services juridiques du franchiseur ( ex: une compagnie publique a besoin d’un avocat spécialisé en valeurs mobilières et en droit corporatif, une compagnie privée a surtout besoin d’un avocat en droit commercial, un franchiseur a besoin d’un avocat spécialisé en franchisage ).

Il est aussi une bonne idée de décrire sur papier la culture d’entreprise pour s’assurer que la personnalité de l’avocat cadre bien avec la culture et les valeurs de l’entreprise.

Ceci étant dit, même à l’intérieur d’une même compagnie, il existe plusieurs cultures ( ex.: ressources humaines vs les opérations, l’informatique vs l’administration ). Il faut être conscient que l’avocat interne n’échappe pas à ce phénomène.

L’étude de la structure décisionnelle de l’entreprise permet d’évaluer les besoins de chaque département en services juridiques ( et possiblement la personne qui sera le supérieur immédiat de l’avocat ).

Elle peut aussi vous indiquer qui risque d’être mécontent au niveau de la décision d’engager un avocat à l’interne. La plupart des franchiseurs que je connais ont un contentieux d’entreprise qui relève des finances ou des opérations. Dans certains cas, l’avocat relève du président de l’entreprise.

Je soulève l’environnement comme critère d’étude puisque, dans certaines industries, la compétition, les partenaires d’affaires et/ou la réglementation dans l’industrie fait en sorte qu’un franchiseur est toujours pris à négocier lui-même avec des avocats et/ou de s’assurer que l’entreprise respecte les règlements applicables à son industrie.

Tous les facteurs ci-devant analysés vont aussi permettre au franchiseur de déterminer l’expérience, la formation et la spécialisation de l’avocat à engager.

Après l’analyse de ce que je considère les plus importants critères à considérer dans la décision d’engager ou non un avocat à l’interne, il y a lieu de faire une étude de faisabilité de cette décision, c’est-à-dire, de comparer les coûts ( salaire, avantages sociaux, etc. ) d’un avocat à l’interne vs les coûts actuels en honoraires professionnels et en temps dépensés par les cadres/employés sur les dossiers juridiques, ainsi que les économies en temps et en argent de l’entreprise, en engageant un avocat.

Il peut aussi y avoir des facteurs intangibles à considérer dans cet exercice. Cette étape est probablement la plus importante pour le franchiseur puisqu’elle va donner lieu à une analyse financière de la problématique.

Par ailleurs, même si l’analyse mène le franchiseur à ne pas engager un avocat à l’interne, il est important pour lui de savoir qu’il a d’autres options qui vont peut-être mieux combler ses besoins en services juridiques. Veuillez trouver ci-après une liste d’options :

• Engager un avocat spécialisé en franchisage et/ou dans une autre spécialisation

• Engager un avocat à temps partiel ( deux ou trois jours par semaine )

• Engager un(e) technicien(ne) juridique

• Faire une entente spéciale avec un bureau d’avocats externe pour utiliser un avocat à l’interne à temps partiel à un taux horaire réduit

• Engager un avocat d’expérience sur la base d’un mandat à courte durée ( de six mois à un an ) pour créer et structurer un département juridique et ensuite engager un avocat avec moins d’expérience que vous pouvez former pour opérer le département

• Engager un contentieux d’entreprise interne à l’externe ( le bureau d’avocats apprend à connaître le franchiseur, ses activités et ses cadres/employés pour mieux le servir, le tout sans frais pour le client )

En général, les avantages et inconvénients d’engager un avocat à l’interne sont les suivants:

Avantages potentiels

• Honoraires professionnels externes réduits

• Plus de temps pour les cadres de l’entreprise pour atteindre les objectifs de la compagnie

• Permet de diminuer et/ou contrôler les coûts et le temps dépensés à régler les différends

• Une plus grande accessibilité à des services juridiques

• Moins de temps passé par les cadres dans des dossiers juridiques

• Limite les risques financiers et autres du franchiseur

• L’avocat apprend à connaître l’entreprise du franchiseur et, de ce fait, est capable de mieux servir et plus rapidement répondre aux besoins en services juridiques du franchiseur

• Augmente l’efficacité du franchiseur au niveau du développement des affaires et du règlement de différends

Inconvénients possibles

• Source de méfiance/réticence relativement au département responsable de l’avocat

• Coûts reliés à engager un avocat

• L’adaptation des employés/cadres

• Perception inconnue des franchisés et/ou des autres partenaires d’affaires du franchiseur

• Temps nécessaire pour former et gérer l’avocat.

En résumé, l’analyse des facteurs ci-devant mentionnés permettra au franchiseur de fixer un ou des objectif(s) et déterminer ses besoins en services juridiques pour ensuite prendre la décision qui répond le mieux à ses besoins.

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